4 правила успеха для систематизации бизнеса

Систематизация бизнес-процессов позволяет освободить персонал от выполнения рутинных задач. Однако часто на предприятиях складывается ситуация, когда должностные обязанности прописаны, но ими никто не интересуется. Их не читают, они оказываются бесполезными бумагами. 

Блок-схема процессов

Выходит, что деятельность предприятия подробно описана, но в работе от этого никакого толку. Поэтому рекомендуем вам проверить в компании:

  • Все ли ключевые процессы определены и прописаны?
  • Если процессы зафиксированы, не являются ли они нечитаемой макулатурой?
  • Требуете ли вы каждый месяц/неделю/день отчеты, с помощью которых следите за бизнесом? Эти отчеты отражают все происходящее?
  • Составлены ли должностные инструкции, по которым новый сотрудник может достаточно быстро вникнуть в суть работы?

Честно ответьте на вопросы и сделайте выводы. 

Для высокой продуктивности и эффективности работы все процессы должны быть четко прописаны в блок-схемах. Также важно, чтобы сами процессы работали. Иначе конкуренты, которые эти задачи выполняют, будут всегда на шаг впереди вас.

Только после анализа деятельности компании можно приступать к систематизации бизнес-процессов. А в этом вам помогут следующие советы.


1. Начинайте систематизацию бизнеса только после проработки продаж и увеличения прибыли.

Для примера возьмем бизнес по производству воды. Мы рассылаем агентов по регионам. Они изучают, фотографируют и, проработав детали, привозят материалы. После этого составляется описание бизнеса «как есть».

Только на следующем этапе составляется модель бизнеса «как надо». Например, мы живем в одном регионе страны, здесь предложение бутилированной воды превышает спрос. А вот в соседних регионах рынок воды пока недостаточно насыщен. Давайте будем выпускать и продавать воду по всей стране.

На четвертом этапе решается, как это сделать. Нужно нанять директора по развитию и поручить ему создание филиалов и подбор команды. Необходимо выделить деньги, набрать команду и начать работать.


2. Следите за безопасностью бизнеса после того, как он станет независимым от вашего прямого влияния.

Полный механизм работы должен быть понятен только вам. Выстраивайте процессы так, чтобы даже важные для работы люди не до конца видели всей картины. Не переусердствуйте – чрезмерно усложнять тоже не следует. 

Если для оптимизации бизнеса вы будете использовать сложные системы leadgeneration (генерация потенциальных клиентов), leadconversion (конверсия потенциальных клиентов в реальных) и accountmanagement (работа с постоянными клиентами), повторить вашу структуру почти не представится возможным.

Самой сложной должна быть система leadgeneration. Например, компания Wal-Mart использует 580 методов, с помощью которых привлекает клиентов.

Строя бизнес как систему, вы привлекаете потенциальных инвесторов уровнем организованности и защищаете себя от бизнес-конкурентов.

У конкурентов есть много способов «нападения» на ваш бизнес: снижение цен, улучшение продукта, повышение эффективности и прочее. Серьезным конкурентным преимуществом для них может стать снижение цены продукта/услуги при полном копировании вашей системы.

Не забывайте, что в перспективных областях с заманчивыми прибылями первый источник конкурентов – ваше окружение. Соперниками по бизнесу могут оказаться ваши клиенты или ученики. Хотя это лишний раз подтверждает, что для бизнеса вы выбрали правильное направление.

Пример правильно построенного бизнеса – ComedyClub. У клуба полторы тысячи резидентов, которые почти всегда на гастролях. Компания успешна. Аудиторию программы составляют 9 % зрителей. На канале ТНТ никогда этот показатель не поднимался выше 7 %. В эфир выходят десятки программ, копирующих Comedy Club. Но успеха они либо не получают, либо он скоротечен. Дело в то, что подражатели копируют внешнюю составляющую, но не систему.


3. Чтобы искоренить проблемы, недостаточно купировать «симптомы». Нужно устранить источник.

У бизнеса есть три причины проблем:

  • Неправильная система исполнения
  • Неправильная система управления
  • Неправильная система контроля

Недостачи, кражи, падение продаж или дефицит кадров имеют причиной проблемы в системе компании. Стабильность бизнеса напрямую зависит от систематизации. Каждый процесс должен быть задокументирован. Благодаря четкой документации контролировать бизнес будет намного легче. А если есть контроль, есть результат.

Мы всегда уверены, что биг-тейсти, картофель фри и сырный соус из McDonalds будут на вкус одинаковыми и в Париже, и в Омске. За это многие и любят этот ресторан быстрого питания. Мы всегда уверены, что получим то, чего хотели. Это заслуга правильно выстроенной системы.

Представьте, что вы хотите узнать точное время. И вместе с этим вы бездумно крутите стрелку часов пальцами в надежде на так важную вам точность. Вот примерно так выглядит, когда кто-то пытается построить бизнес без системы. Если вы хотите точность швейцарских часов, нужно как следует один раз натянуть пружину. Проработать все точно и с расчетом на будущее.


4. Чтобы не устранять, нужно предотвратить.

Проблема решаема, если ее воспринимать как проблему самой системы.

Например, у вас в штате системный администратор. Но он не справляется со своими задачами. Человек не может выполнить задачу, когда у него нет четкой инструкции и сроков. Нельзя сделать работу, когда ты не знаешь, чего от тебя хотят. Здесь можно винить только систему управления. 

Даже если инструкции есть, а сотрудник не может их понять в силу глупости, все равно это недостаток системы. Что-то не так с подбором персонала. Проанализируйте и оптимизируйте рекрутинговые процессы, так у вас в штате будут исключительно компетентные сотрудники, которые смогут правильно понимать должностные инструкции. Возможно, понадобится провести тренинги, чтобы учить людей именно тому, что нужно для работы в вашей компании.

К примеру, руководство гостиницы «Intercontinental» в Ташкенте решило не нанимать тех, кто раньше работал в советских гостиницах. Научить человека с нуля проще, чем переучивать «старую школу». Это помогло исключить прием на работу людей, которые не смогут понять стандарты гостиницы. 

Завоевывайте новые территории, ищите возможности, пробуйте, внедряйте новые фишки в своем бизнесе, и вы добьетесь больших высот.

Понравилась статья? Появились вопросы? Напишите нам в Телеграм-канал!

Вам может быть интересно

  • сертификат ISO 9001
2020-08-11T02:00:46+03:00Июль 5th, 2020|