Внедрение KPI в компании

Система оплаты труда, основанная на показателях эффективности (KPI), может стать главным инструментом, дающим возможность направить компанию на достижение поставленных стратегических целей, повысить производительность процессов и оценивать труд работников по достигнутым результатам. Но только в том случае, если организация правильно определит эти критерии и, что немаловажно, правильно внедрит систему KPI.

klyuchevyye pokazateli effektivnosti, KPI, motivatsiya, personal, vnedreniye sistemy KPI

За процесс внедрения разработанной для компании системы KPI может отвечать ее сотрудник, так и сторонний консультант. При малом штате предприятия функцию ответственных могут брать на себя бухгалтеры или работники отдела кадров. Их задача – доступно объяснить персоналу систему для мотивации выполнения или невыполнения KPI. 

Чаще всего сотрудников нужно дополнительно обучать, и делать упор на том, что новая система оценивания качества работы важна для них самих. При добросовестном выполнении всех требований руководства сотрудники могут получить хорошую прибавку к зарплате.

При внедрении системы потребуется разработать специальную документацию, внести изменения в трудовой договор, изменить штатное расписание, добавить дополнительное финансирование для мотивации успешных сотрудников. Вложения окупятся высокой продуктивностью труда, а также улучшением репутации вашей компании.

Если у вас большое предприятие, то рекомендуем сначала внедрить KPI в качестве пилотного проекта в 1–2 отделах. Так можно потренироваться вносить изменения и коррективы в алгоритм начисления заработной платы по результатам труда. Испытательный процесс в системе KPI поможет увидеть все трудности, с которыми сталкивается человек, и максимально быстро их исправить. 


Что делать, если работники против

Вполне вероятно, что изменения в алгоритме начисления зарплаты могут повлечь волнения в трудовом коллективе. В этом случае нужно провести разъяснительную работу, сделав акцент на следующих аспектах:

  • Нужно дать понять сотрудникам, что перемены необходимы для всеобщего блага. Можно привести в пример конкурентов, которые добились успеха благодаря внедрению системы KPI.
  • Обязательно отвечайте на все вопросы сотрудников относительно KPI. Проводите семинары, дайте доступ к литературе, предусмотрите возможность задать вопрос анонимно.
  • В процессе внедрения KPI необходимо задействовать топ-менеджеров и другой управляющий персонал. Более того, они должны на своем примере показать необходимость системы и ключевые преимущества ее использования. Если руководство не верит в успех системы ключевых показателей эффективности, то не стоит даже и начинать ее внедрение на предприятии.
  • Обязательно привлечь к работе по внедрению сотрудников среднего звена: они вместе с топ-менеджерами должны разработать его поэтапную схему. Обычно сначала система вводится в коммерческих отделах. И только после – в бэк-офисах.
  • Не забудьте о поощрении тех специалистов, которые активно работают над внедрением KPI в трудовом коллективе. Стоит отмечать даже небольшие успехи.
  • Не стоит вводить резкие изменения. Сначала нужно подготовить документооборот, провести информационно-разъяснительную работу и только потом внедрять систему KPI на практике.
  • Изменение и совершенствование системы стоит проводить плавно, но непрерывно. Лучше, чтобы и то и другое подчинялось главной цели работы компании, уже известной сотрудникам.


Пересмотр системы KPI

KPI – это нестандартное руководство к действию, которое будет приносить прибыль десятки лет. Необходимо постоянно отслеживать актуальность определенных показателей эффективности работы сотрудников. 

Иногда бывает, что после изменения ситуации на рынке придется добавлять или убирать определенные показатели. Если своевременно не пересматривать систему, то индикаторы начнут приносить вред вместо пользы.

Смиритесь с мыслью, что вечных KPI не существует. Иногда нужно поменять показатель, чтобы дать мощный толчок в развитии предприятия. Рекомендуем анализировать актуальность показателей каждый год. Не стоит сразу же вводить изменения, но задумываться насчет эффективности системы нужно обязательно. 

Иногда необходимы и внеплановые перестановки в системе KPI. Среди причин – изменение или введение новых обязанностей для сотрудников; корректировка основных направлений деятельности компании; необходимость оптимизации уже существующих индикаторов эффективности работы компании.


Ошибки внедрения KPI

1. Нет согласованности между отделами одного предприятия.

Иногда систему KPI внедряют для разных отделов в разные промежутки времени – нет общего согласования для всех структурных подразделений предприятия. В этом случае отделы стараются выполнить свою личную задачу, но она идет вразрез с успешной деятельностью всего предприятия. Возникает ситуация, когда каждый из отделов хорошо выполняет свою задачу, но в целом предприятие получает убыток.

Рассмотрим на примере крупного супермаркета, в котором неправильно внедрили KPI в отделах логистики, продажи и бухгалтерии. Отделу логистики поставили задачу снизить расходы на доставку и хранение продуктов. В результате было принято решение увеличить тоннаж груза для машин и хранить больше товаров на складе одновременно. Экономили на машинах, бензине, зарплате водителей. Из-за нарушений нормативов транспортировки молоко привозили реже, но больше.

Возникла ситуация, когда молоко то отсутствовало на прилавках совсем, то его было слишком много, в результате чего продукт не успевали продавать и он портился. Отдел сэкономил деньги, но создал перебои с поставками. Задачу по реализации продукции переложили на отдел продаж, чтобы он с помощью акций стимулировал спрос в те дни, когда молока на складе было очень много.

Отделу продаж поставили задачу увеличить кассу магазина любой ценой. В результате была необдуманно снижена цена на молоко. Это привело к его еще большему дефициту в большие промежутки между доставками. Молоко – товар первой необходимости для многих, поэтому его одинаково хорошо покупали как со скидкой, так и без нее. В моменты избытка продукции, ее продажи даже со скидкой не сильно возрастали, так как спрос покупателей был маленький. Людям просто физически не нужно столько молока единовременно.

Зато в периоды нехватки товара первой необходимости возмущенные покупатели уходили к конкурентам, зарекаясь в ближайшее время не возвращаться в магазин снова. Поэтому через время начали падать продажи хлеба, овощей и мяса. Стали меньше покупать и безделушки в лотках около кассы, на которых в магазине была самая большая накрутка.

Бухгалтерии поставили задачу снизить расходы на оплату счетов за электричество. В результате приняли решение отключать холодильники с молоком на ночь. Поэтому часть товара пропадала, начались возвраты от покупателей, имидж супермаркета портился. О магазине пошла дурная слава, что, мол, там то нет молока вовсе, а когда оно есть, то часто прокисшее.

Причина неудачи здесь – отсутствие согласованности между отделами. KPI была внедрена «для галочки», без внимания к разработке и пилотному тестированию. Мотивация сотрудников работала только в пределах их отдела. Общий результат при планировании системы KPI не учли.

2. Нет контроля за результатом.

Иногда в KPI четко прописывают необходимые результаты, вводимые санкции и поощрения. Но вот механизма контроля за выполнением или невыполнением нет. Очень часто топ-менеджеры находятся в тесных дружеских связях с руководителями среднего звена. Поэтому даже при существенных промахах со стороны последних допускается лояльность, главные закрывают глаза на недостижение результата, а иногда и на откровенный саботаж. Нарушаются четко установленные принципы работы KPI.

Эти настроения сразу же становятся заметны в коллективе. Сотрудники низшего звена перестают трепетно относиться к выполнению своих обязанностей. Появляется атмосфера вседозволенности, которая влияет на производство и обслуживание клиентов. В системе KPI не должно быть «своих» и «чужих», приветствуется только неукоснительное выполнение правил. 

Изменения могут вносить только уполномоченные сотрудники после согласования всех нюансов с директором или владельцем. Все описанное выше можно трактовать как самоуправство, которое рано или поздно приведет к кризису на предприятии.

 3. Деньги являются главным индикатором в KPI.

Финансовый результат компании является важным только для начальства и учредителей. Обычным сотрудникам совершенно все равно, сколько прибыли получила компания за минувший год. Их больше волнует собственная зарплата, что вполне естественно.Очень важно, чтобы каждый индикатор KPI был управленческим инструментом, способом мотивировать персонал. 

Например, поставлен индикатор: «Увеличение выручки в следующем квартале на 10%». При выполнении все сотрудники получат 5% к зарплате. Абсолютные цифры здесь не важны, да и не нужны рядовому персоналу. Так как задача поставлена в магазине женской одежды с хорошим потоком постоянных клиентов, то для достижения цели было выбрано улучшение уровня обслуживания.

Для выполнения задачи консультантам заказали броскую униформу, снабдили их переговорными устройствами для быстрого поиска размеров на складе, сделали систему скидок при покупке трех и более вещей в течение месяца. Простые и понятные задачи отделов маркетинга и продаж повлекли за собой увеличение сбыта продукции на 20%, что дало возможность поднять зарплаты всему коллективу на 10%. В процесс увеличения продаж были вовлечены все сотрудники: мотивировали даже уборщицу, которая усиленно мыла главный вход к магазину от грязных следов в дождливую погоду.

Если бы просто поставили задачу «сделать кассу 2,2 миллиона вместо 2 миллионов в прошлом квартале», то с высокой вероятностью коллектив бы просто не понял, что от него требуется. Увеличение продаж всего лишь на 10% – это понятная для всех задача. Нужно просто обслужить вместо 10 клиентов 11. Если учесть, что многие берут по акции несколько вещей в одни руки, то добиться желаемого результата окажется совсем несложно.

То есть компания должна понять, от каких нефинансовых факторов зависит достижение желаемого KPI и направить на них персонал. На денежные же результаты должны ориентироваться только руководители отделов.

4. Цифры взяты «с потолка».

Ставить заоблачные KPI для персонала – это тоже ошибка.

Достижимость цели – важно условие успеха. Не выдвигайте заоблачных требований. Если вы будете ставить невыполнимые задачи, большая вероятность, что результат ухудшит показатели, а не улучшит. 

Важно обсудить с самим работником индивидуальные KPI еще до внедрения, чтобы заранее устранить возможные ошибки. 

Пример, как разработать KPI, читайте в статье «Как рассчитать KPI (на примере должности менеджера микрофинансовой организации)».

Понравилась статья? Появились вопросы? Напишите нам!

Вам может быть интересно

  • сертификат ISO 9001
2020-08-02T17:39:44+03:00Август 2nd, 2020|