Правила проведения успешных совещаний

Совещания. Это слово вызывает у офисных работников различные ассоциации. Начиная от вкусных печений и горячего чая и заканчивая затяжными многочасовыми дискуссиями, ведущими только к тотальной фрустрации участников.

pravila provedeniya soveshchaniy, obsuzhdayemyye voprosy, na soveshchaniyakh

«Так ли необходимы совещания?», «Можно ли обойтись без них?» – наверняка вы хоть раз задавались этими вопросами, хотя бы потому, что такие встречи обходятся бизнесу довольно дорого. Не верите? Попробуйте сложить часовые ставки тех людей, которые три часа просидели в переговорной и обсуждали дизайн новогодней открытки для партнеров. Действительно ли оно того стоило? Возможно, это время можно было потратить более разумно.


Для чего созываются совещания

Итак, каковы же основные причины созыва сотрудников или основные цели, которые должны достигаться с их помощью? В рамках настоящей статьи мы хотели бы остановиться на следующих:

  1. Информирование сотрудников;
  2. Коллективное принятие решений;
  3. Распределение и контроль выполнения задач.

Итак, информирование. Вопрос, который возникает сразу же, – разве нельзя проинформировать сотрудников по электронной почте? Просто сесть и написать понятное длинное письмо, с четкой логической структурой, ссылками на все необходимые документы и разослать? К письму можно будет обращаться несколько раз до полного понимания ситуации и сути коммуникации. Применим ли такой вариант, зависит от количества сотрудников и глубины вопроса.

Если нужно проинформировать о небольших нововведениях или изменениях, то действительно достаточно написать и разослать письмо. Однако, когда речь идет о глобальных широкомасштабных изменениях или глубоких вопросах, предпочтительнее все же собрать совещание. Необходимо дать сотрудникам возможность сразу задать интересующие их вопросы и убедиться в том, что подготовленное послание будет правильно и адекватно воспринято. 

Если тема довольно чувствительная, то общее собрание имеет неоспоримые преимущества перед рассылкой, которая может быть воспринята как попытка уйти от неприятного разговора или «спрятаться за бумагу».

На информативном совещании важно четко, открыто и прямо донести необходимую информацию, одновременно дав людям возможность уточнять какие-то моменты. Тему желательно огласить заранее, чтобы сотрудники смогли прийти наиболее подготовленными.

Еще одна причина созывать собрания – коллективное принятие решений. Это одна из наиболее сложно реализуемых целей созыва сотрудников. Как правило, принять решение удается крайне редко, особенно если в нем участвуют более 3 человек. 

Чтобы совещание, в ходе которого нужно принять решение, не прошло зря и это решение было найдено, необходим модератор.

Подробнее о модераторе в следующем разделе.

Часто совещания созывается для распределение задач и контроля их выполнения.  Если речь идет о коллегиальном решении вопросов с участием представителей нескольких различных организаций, работающих на одном проекте и находящихся в отношениях взаимозависимости, то такой формат уместен. Ведь всем необходимо знать общий статус выполнения задач другими участниками процесса. 

Но для распределения и контроля статуса задач внутри организации созыв для этого совещания будет, скорее, непродуктивным.  Более эффективно в этом случае взаимодействовать с сотрудником индивидуально — лично или по электронной почте, с координацией процесса одним ответственным. Коллективная «порка» редко приносит позитивные результаты, поэтому спрашивать с просрочивших задачи сотрудников лучше тет-а-тет, а не публично. Конечно, существуют исключения: для некоторых задач, требующих постоянного пристального контроля группой сотрудников, формат совещания окажется  более выигрышным.


Необходимость в модераторе

Зачастую коллеги приходят на совещание без какой-либо подготовки и понимания проблематики, которая будет обсуждаться. Это может существенно затягивать длительность мероприятия. Но даже с предварительной подготовкой разница точек зрения может оказаться непримиримой. Как было сказано выше, чтобы коллективное обсуждение не прошло зря и решение было принято, необходим модератор. 

Модератор будет отвечать за вовлеченность участников и выключенный режим мобильных телефонов. Им, скорее всего, выступит руководитель группы или ответственный за конкретный вопрос, но возможно и назначение «стороннего» человека.

Как правило, совещания, в ходе которых нужно принять решение, начинаются с выработки общего понимания сути проблемы, а также с мозгового штурма и высказывания идей или мнений по теме. В теории любая идея должна высказываться, записываться и рассматриваться. Но на практике многие боятся высказывать то, что действительно думают. В таких случаях приглашенные для модераторства специалист может помочь решить проблему молчаливого кивания и пассивного участия, когда сотрудники «отсиживаются» на совещании. Более того, профессиональные модераторы владеют специальными приемами и техниками, позволяющими им обходить острые углы, снижать градус эмоций и накал страстей, а также направлять беседу в конструктивное русло.

Бывает, что решение так и не принимается, так как группа входит в так называемую зону «стона» (от англ. «groan zone»). То есть  вместо детального рассмотрения предложенных идей с фокусом на принятие необходимого конструктивного решения, коллеги начинают стонать и задавать вопросы: «А не тратим ли мы время впустую?», «А существует ли вообще приемлемое решение?», «Мы, кажется, застряли, может, разойдемся?», «Мы ходим по кругу, имеет ли смысл продолжать?»… Модератору важно распознать этот момент и снова направить внимание группы на проблему и поиск ее решения. Иначе вся предыдущая работа по сбору идей и формированию общего понимания сути проблемы пройдет зря. На практике существует ряд ситуаций, когда необходимо именно коллективное принятие решения на совещании, но они встречаются не слишком часто.


Ошибки, которые можно допустить на совещании

Из нежелательных, но широко распространенных на практике видов совещаний можно выделить следующие:

  • регулярные сборы сотрудников, в которых нет необходимости, но они не отменяются по причине их регулярности;
  • совещания ради общения или подчеркивания значимости организатора.

Казалось бы, в современном мире, нацеленном на высокую операционную эффективность бизнеса и минимизацию транзакционных издержек, такие артефакты должны были уйти в небытие. Однако реальность говорит об обратном. Зачастую интересы или амбиции конкретной личности, занимающей определенный пост, должность, роль в компании, имеют большее значение, нежели интересы самой компании. Это печальный факт, о котором не следует забывать и который может помочь в понимании устройства организации, а также наиболее эффективных путей достижения целей в конкретно взятой компании.


Правила организации совещаний

Анализ опыта многих компаний по проведению совещаний показал необходимость соблюдения базовых правил. Эти правила помогут проводить встречи наиболее продуктивно.

  1. Рассылайте в повестке дня напоминание о предстоящей встрече как минимум за два дня до планируемой даты, чтобы все участники смогли с ней ознакомиться. В повестке желательно указывать не только список вопросов к обсуждению, но и докладчика, а также регламент его выступления. В случае, если ответственный не сможет принять участие, выясните, кто сможет его заменить, либо рассмотрите возможность переноса.
  2. Убедитесь в том, что в случае проведения регулярного совещания все протоколы предыдущей встречи готовы, все комментарии по ним проработаны и вопросов к ним больше нет.
  3. Не забудьте про необходимое оборудование: проектор, конференц-связь, ноутбук с программами, которые будут использоваться, или флипчарт с фломастерами. Поиск необходимого прямо перед встречей приводит к тому, что либо что-то так и не находится, либо мероприятие начинается позже. Как следствие, отклонение от намеченного плана становится неизбежным.
  4. Четко обозначьте организатора и ведущего, который будет следить за соблюдением временных ограничений, а также модерировать дискуссию.
  5. Фиксируйте все достигнутые договоренности, а также информацию, полученную в ходе совещания в протоколе. Особенно в случае проведения встречи с участием других компаний подписанные протоколы совещаний могут стать отличной страховкой от невыполненных обязательств. Даже результаты внутрикорпоративных коллективных обсуждений получают больший вес, если фиксируются письменно.
  6. Вовремя рассылайте протоколы и всю дополнительную информацию участникам совещания.

Совещания, как и другие рабочие инструменты, могут быть высокорезультативны при грамотном их проведении. Забивать гвозди микроскопом или нет всегда ваш выбор. Даже если вы используете молоток, есть вероятность получить травму, когда не соблюдаются правила его использования. Выбирая пути решения каждой конкретной бизнес-задачи, следует проводить ее предварительный анализ, чтобы подобрать наиболее подходящий способ или метод работы.

Понравилась статья? Появились вопросы? Напишите нам!

Вам может быть интересно

  • сертификат ISO 9001
  • ISO 9001
2020-08-10T17:25:56+03:00Июль 13th, 2020|