Метод «Домиков», или модель горизонтальной системы управления предприятием

Виктор Лучков

бизнес-консультант, член Гильдии маркетологов России, эксперт по созданию систем управления на основе процессного подхода

Однажды руководитель начинает получать от работников неудобные вопросы. Например, «Почему мне дают указания несколько человек?», «Где границы моей ответственности?» и т. п. Руководитель задумывается о том, как выразить структуру компании схемой, понятной всем. И обычно получается «дерево». Но есть и более эффективные методы.

Как оптимизировать организационную структуру предприятия

Когда руководитель вместе с ключевыми фигурами компании начинает рисовать квадратики и стрелочки на листе бумаги – это первый и самый важный шаг к наведению порядка в системе управления. Оргструктура в основном выглядит как набор квадратиков и прямоугольников с наименованиями должностей, подразделений и групп, соединенных стрелочками. Стрелки обозначают подчиненность и взаимодействие структурных субъектов.

Чаще всего схемы оргструктур нарисованы в виде дерева и отражают вертикальную систему управления. Такую систему отличает наличие строгой иерархии и централизации, подчиненности низших уровней руководителям высшего звена, бюрократизма в принятии решений.

А ведь помимо вертикального подчинения в компании существует и горизонтальное взаимодействие, которое нельзя не учитывать. Иначе в большом коллективе гарантирована путаница с подчиненностью, постановкой задач и контролем их выполнения, разделением зон ответственности.

Традиционное дерево должностей не согласуется в полной мере с реалиями современного предприятия. Попытки руководителей свести в одну схему вертикаль управления с горизонтальными связями в бизнес-процессах приводит к нарушению привычной иерархической структуры. Не ведет к четкому пониманию, кто кем управляет и кто за что отвечает.

Чтобы правильно визуализировать работу компании, следует использовать два инструмента:

  • организационную структуру как совокупность должностей и подразделений,
  • бизнес-процессы как отражение взаимодействия между подразделениями и должностями.

При этом не стоит забывать, что все структурные единицы в совокупности являются ни кем иным, как сотрудниками предприятия, между которыми уже сложились определенные взаимоотношения. Учет этих реалий позволит сократить бюрократию, выявить неформальных лидеров, сплотить вокруг них работоспособные команды.

Графическое изображение реально существующих взаимосвязей в коллективе не обязательно делать по классическим методикам, описанным в литературе. Для этого подойдет любой способ отражения, понятный всем участникам процесса.

Общие советы руководителю для улучшения «рабочей» оргструктуры

Для начала распределить зоны ответственности между руководителями первого уровня.

Проанализировать связи, идущие от генерального директора, убрать все ненужные, делегировав часть полномочий гендиректора соответствующим руководителям.

Минимизировать число связей у сотрудников, убрав лишние (две и более стрелочки сверху, любые стрелочки сбоку и снизу). Оптимально оставить одну связь: «руководитель – подчиненный».

Использовать унифицированные надписи в оргструктуре. Не использовать для обозначения работников имена, инициалы и т. д. – только названия должностей, рядом с которыми указывать цифру, отражающую количество сотрудников.

Проверить, сколько подчиненных у каждого руководителя. По классической теории менеджмента, оптимальное соотношение составляет 1:7, максимум 10-12 непосредственных подчиненных. При превышении этих норм работа руководителя становится неэффективной. Выходом может быть введение дополнительного звена – заместитель, старший сотрудник, руководитель группы.



Горизонтальная система управления – метод «Домиков»

Как уже было сказано выше, одной из проблем руководителей является попытка собрать в древовидной схеме оргструктуры вертикальную подчиненность и горизонтальное взаимодействие. Для более удобного представления структуры подразделений и должностей предлагается метод «Домиков». Простота и удобство метода позволяет отойти от громоздкого вертикального устройства к линейной структуре бизнес-процессов.

Горизонтальное представление служб и департаментов

Предприятие показано некой плоской территорией с «домиками», в которых могут быть «этажи» с «комнатами». Наличие и количество «этажей – комнат» определяется индивидуально для каждой организации в зависимости от степени вложенности подразделений. Например: «дом» – служба или департамент, «этаж» – отдел департамента, «комната» – группа в отделе.

Предприятие как территория с домами

Генеральный директор (президент, директор) является хозяином всей территории и отвечает за общий порядок. В каждом «домике» свой руководитель (коммерческий директор, главный бухгалтер, начальник производства, заведующий складом и т. д.), который отвечает за порядок в своей зоне ответственности. «Этажи» находятся в ведении начальников отделов, а «комнатами» управляют руководители групп или подотделов.

Названия должностей соответствуют зонам ответственности сотрудников и располагаются внутри каждого объекта на территории.

Если вложенных подразделений нет, должности располагаются прямо в «доме».

«Дома», «этажи» и «комнаты» являются объектами управления. На реальном предприятии это бухгалтерия, отдел кадров, юридическая служба, плановый отдел, производственные подразделения и пр. Каждый объект имеет свои задачи и полномочия, свободу принятия решений и не пересекается с зонами ответственности других подразделений. Такая структура наиболее упорядочена и эффективно работает на достижение общих целей организации.



Правила, которые помогут сформировать горизонтальную систему управления по методу «Домиков»

Способ организации управления методом «Домиков» предназначен для отражения административной подчиненности. Он не подходит для отражения функциональной подчиненности.

Для справки: административное подчинение – подчинение руководителю подразделения, в котором ты трудоустроен, а функциональное подчинение – подчинение по части функций руководителям других структурных подразделений предприятия в соответствии с внутренними регламентами, часто напрямую, в обход непосредственного руководителя.

Для каждого объекта управления (общая территория, «дом», «этаж», «комната») должна быть выделена должность руководителя (уникальная и задействованная только в одном «доме, этаже, комнате»). Руководитель полностью отвечает за свой объект (постановка целей, распределение обязанностей, разработка графиков работы, решение поставленных задач).

Пустые «дома» не создаются. Каждый «дом» должен отвечать трем условиям: наличие уникальной зоны ответственности, выделенный руководитель, подчиненный (один или более).

Объекты управления могут менять уровни вложенности и менять «дома» с автоматическим переподчинением и объединением зон ответственности.

Желательно, чтобы уровней вложенности было не более трех («дом – этаж – комната»). На практике так эффективнее.

Схема не должна ограничиваться размером территории. Если «дома» не помещаются в одну линии, создаем параллельную ей «улицу».

Система управления, отображенная в горизонтальной схеме, состоит из самоорганизующихся коллективов («домов»), объединенных общей идеей. Руководитель (хозяин территории) определяет и ставит стратегические задачи. Поэтому все лишние связи и нагрузки в новой структуре от него убираются. Претворение стратегии в жизнь и тактические решения осуществляются на уровне «домов – этажей – комнат» в рамках их производственной направленности.

Журнал Management. N 4 (48) 2018 г.

Понравилась статья? Появились вопросы? Напишите нам!

Вам может быть интересно

Подписаться на рассылку об ISO

2020-01-22T17:24:56+03:00Январь 22nd, 2020|